Google Workspace: Qué es, cómo obtenerlo y cómo usarlo

Google workspace

Este artículo va para aquellos que no saben de qué se trata Google Workspace. Aquí, vamos a explicar cómo es el servicio y la forma de obtenerlo. También observarás algunas funciones útiles que tiene el producto. Entre las que se destacan la capacidad de tener varias cuentas y acceder a todos los archivos desde un solo lugar. Incluso podrás compartir documentos con tus contactos sin importar donde estén ubicados.

Workspace permite a los usuarios ingresar a todo el contenido para la escuela o el trabajo en un solo lugar. Se puede acceder a él desde cualquier ordenador e incluye todas las aplicaciones de Google (Gmail, Docs, Sheets). 

El Workspace incluye un espacio de almacenamiento ilimitado. Por lo que nunca habrá problemas para guardar archivos o no poder encontrarlos por falta de memoria. 

Sigue leyendo y conoce las 5 razones más importantes para contratar este servicio. Además, podrás conocer cada Workspace app que vas a tener posibilidad de usar en esta plataforma.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es un nuevo espacio de trabajo al que se puede acceder a través del navegador. Está diseñado para quienes quieren hacer sus tareas, o trabajar a distancia. 

Antes se le conocía como G-Suite, pero ha cambiado y se encuentra renovado. Ahora los logos de las aplicaciones tienen un aspecto más minimalista. Aunque, eso no es todo, porque también se mejoró la conectividad y las funciones que se pueden realizar.

Este es un conjunto de apps enfocadas en aumentar la productividad y la colaboración en las empresas. Lo que se consigue con sus aplicaciones que están hechas para mejorar la comunicación y el almacenamiento en la nube. Esto ayuda a generar cooperación y apoyo para el trabajo en equipo. Adicionalmente, eso te da un mayor control empresarial de la seguridad informática.

Workspace te permite acceder a archivos, investigaciones y páginas web en un solo lugar. También puedes conectarte de diferentes cuentas simultáneamente utilizando el espacio de trabajo. Esto es genial si estás trabajando en un proyecto de grupo y muchos quieren ingresar al documento. De la misma forma es posible utilizarlo sin conexión cuando no puedas estar conectado a Internet.

Si decides contratar a Google Workspace, tienes acceso a las aplicaciones que desees. Pasarás de nombre@gmail.com a nombre@tuempresa.com y te ofrecen funcionalidad para tablets, móviles y ordenadores.

Como puedes observar, el Google Workspace webmail tiene grandes ventajas. Así también, muchas otras aplicaciones de las cuales hablaremos más adelante.

5 Razones para contratar un hosting para Google

Ahora que ya sabes Google Workspace que es, ha llegado el momento que conozcas las razones para contratarlo. Aquí te presentaremos las 5 más importantes de ellas, que te ayudarán a ver que es tu opción ideal.

Tendrás un correo con extensión de dominio profesional

Una de las razones primordiales de contratar el servicio de Google Workspace es la obtención de tu nombre de mail. Porque la plataforma te otorga los correos corporativos con el dominio de tu empresa. Así que pasarás de usar @gmail.com a @tuempresa.com. Esto te dará una imagen profesional ante tus clientes y es un aspecto que se valora mucho.

Podrás conseguir Google Workspace precios económicos

Uno de los aspectos que más destacan las empresas que han contratado el servicio es el precio de los planes. Porque gracias a esto, ellos han podido ahorrarse miles de euros en diferentes plataformas. Teniendo así las bases informáticas en un mismo sistema de trabajo.

Facilidad de uso

Google Workspace ha conseguido tanta popularidad gracias a la buena experiencia que le brinda a sus usuarios. Esto es así gracias a que es un sistema de plataformas y aplicaciones muy sencillas de usar. Este es un aspecto que siempre se está mejorando con la idea de ofrecer formas de trabajo fluidas.

Posibilidad de trabajar desde cualquier lugar

Si hay un aspecto que se valora mucho en Google Workspace es su sistema de guardado en la nube. Lo que facilita ingresar a tu cuenta desde cualquier dispositivo. Así tienes la posibilidad de trabajar de manera remota y sin estar atado a una oficina.

Veloz y estable

Lo que ha hecho muy bien Workspace con sus servidores es garantizar un tiempo de respuesta rápida y eficiente. Por esta razón tendrás tus documentos disponibles en cualquier dispositivo usando las cuentas autorizadas.

Cómo adquirir Workspace Google

Para adquirir Google Workspace debes seguir esta serie de pasos que te presentamos a continuación: 

Tiempo:15 min
Nivel de dificultad: Baja
Coste: Varía según el plan
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Regístrate en Google Workspace

Indica datos básicos como el nombre de la compañía, el número de trabajadores, la ubicación, tu correo electrónico y dominio. Si ya tienes un dominio propio, excelente. Luego realizarás la verificación. Si no lo has hecho, debes comprarlo. Google te da la opción de comprar uno con ellos o elegir otra alternativa.

Registro
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Ingresa a tu cuenta de Workspace

Entra en la consola de administración 'admin.google.com' con tus datos. Cuando estés ahí, serás guiado por el proceso de configuración.

Ingresa Cuenta Workspace
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Comprobación del dominio

En este paso, empezarás por configurar Google Workspace. Les harás saber que eres el propietario del dominio. Hay distintas maneras de comprobarlo. La más apropiada es la txt, pero hay otras opciones. Inicia sesión en el portal del proveedor para confirmar el registro. Busca dónde modificar los registros DNS y sigue las instrucciones que Google te dará.

Comprobacion de Dominio
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Configuración de los registros MX de un dominio

Esto se hace para que el correo fluya desde los servidores de Google. Es un trabajo de copiar y pegar.

Configuracion Registros MX dominio
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Crear los usuarios en Google Workspace

Puedes crear un usuario a la vez o muchos, sumando un archivo .csv. La primera opción es probablemente más fácil. Solo necesitas poner el nombre, apellido y contraseña. Por ejemplo, se podría utilizar el nombre de José Pedro Franco, su usuario es jospe. De esta manera, su dirección de correo electrónico será jospe.com@miempresa.com.

Crear Usuarios Google Workspace
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Facturación

Haz clic en Facturación, en la consola de administración del Workspace. Selecciona el plan que desees. A continuación, elige las opciones de pago adicionales, como la moneda y el país y frecuencia.

facturacion

Conoce las Apps de Google Workspace 

Aquí te presentamos todas las aplicaciones a las que tendrás acceso una vez estés registrado en la plataforma.

Gmail

Es el correo electrónico que te proporciona google. De tener otro proveedor, este te permite realizar la migración.

Meet

En Meet tendrás la plataforma perfecta para realizar tus video llamadas y programar reuniones en el Workspace. Es una herramienta muy útil si quieres organizar a tu equipo o comunicar ideas y proyectos de forma ideal.

Chat

Con esta herramienta podrás colaborar de forma directa y sencilla usando mensajes directos o grupales. Te permite compartir archivos y chats al instante, ayudándote a mejorar el trabajo en equipo.

Calendar

Este calendario te será de mucha ayuda para organizar tareas, reuniones y mucho más. Se integra completamente con Meet, Gmail, Drive, contactos y sites, así siempre estarás al tanto de los próximos eventos. Sin duda, es una de las mejores apps en Google Workspace.

Drive

Esta es la herramienta de almacenamiento que te proporciona Google Workspace. La cual te permite almacenar todos los archivos que desees y los podrás consultar desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.

Docs

Es un editor de textos similar a Word de Office, diseñado por Google. Está pensado para que varios usuarios puedan trabajar en el mismo documento a la vez.

Sheets

Hojas de cálculo colaborativas, inteligentes y seguras para empresas dinámicas. Cumple con la característica de que varios usuarios pueden trabajar sobre el archivo en tiempo real.

Slides

Esta es la herramienta de Google para realizar presentaciones en diapositivas. Vas a poder crearlas desde tu navegador con facilidad y todo el equipo la tendrá disponible en sus dispositivos.

Forms

Es la herramienta ideal para elaborar preguntas de encuestas o cuestionarios sencillos y dinámicos. Luego cada resultado se podrá observar y analizar en hojas de cálculo en tu Workspace.

Sites

Esta es quizás una de las herramientas más distintivas disponibles. Sites permite crear contenidos y publicarlos en la web. Es bastante útil para la planificación de proyectos, intranets y páginas temporales de eventos específicos.

Keep

Es una aplicación en la que podrás realizar anotaciones de ideas importantes y agrupar tareas pendientes.

Apps Script

Usando esta app podrás crear de forma rápida y sencilla soluciones empresariales. Las cuales automatizan las funciones de Google Workspace.

Cloud Search

Es una herramienta de búsqueda que permite localizar datos y documentos de forma rápida en todos los archivos.

Jamboard

Es una pizarra interactiva que ayudará a crear contenido con ayuda de todos los miembros del equipo en tiempo real.

Google Workspace: ¿Gratis o de pago?

Cuando las empresas quieren contratar este servicio la mayor duda es el precio Google Workspace. Porque muchos piensan si de verdad merece la pena pagar por aplicaciones que están disponibles de manera gratuita.

Aunque, lo que no todos se han planteado es en los beneficios que este contempla en sus planes. Porque es cierto que muchas de sus aplicaciones se encuentran gratis en la red. Pero, hay ventajas que solo se tienen al contratar la versión de pago, las cuales nombraremos a continuación:

  • La principal diferencia es la posibilidad de contar con tu propio dominio para el correo electrónico (@tuempresa.com).
  • Es cierto que en Meet puedes realizar videollamadas de forma gratuita. Pero la opción empresarial te deja aumentar el límite de 50 usuarios hasta 250.
  • Las capacidades de almacenamiento se duplican al contratar alguno de los planes de Workspace. De manera que, si tenías 15 GB de espacio, ahora aumentará hasta 30 GB.
  • En los planes de pago se tiene asistencia personalizada por parte del equipo profesional de Google. Aspecto que no se contempla en la modalidad gratuita. Así podrás resolver cualquier duda con el apoyo del soporte técnico.

Ahora te dejamos los precios Google Workspace de sus planes y veas si representan una buena solución para tu empresa. Es necesario recordar que estos se calculan en función de cada usuario. Por lo que debes pagar por todas las cuentas que crees:

  • Plan business starter 4,68€.
  • Plan business standard 9,36€.
  • Plan Business plus 15,60€.
  • Plan Enterprise (precio a acordar directamente con Google Workspace).

Ahora sabes la diferencia entre la modalidad gratuita y la de pago de este servicio. Así como los precios que se manejan en los diferentes planes. Esperamos que, lo que has leído aquí te haya ayudado a conocer que es Google Workspace.

Redactor de HostingTopLists - Experto en Hostings.

3 años como creador de contenido para páginas online, experto en hosting web. Es un ser creativo con más de 6 años dedicado a la redacción de contenido, curioso y minucioso. Licenciado en Informática, con afición por los idiomas, habla español e inglés